In elke bijeenkomst, of het nu een zakelijke meeting, een teambuilding of een informele samenkomst is, speelt verbinding en veiligheid een cruciale rol. Een check-in is een krachtige manier om die verbinding en veiligheid te creëren en te versterken. Door een check-in onstaat er een moment van landen, delen en luisteren. Daarmee begrijp je niet alleen de dynamiek in de groep maar draag je ook bij aan een sfeer van openheid en gelijkwaardigheid.
Wat is een check-in?
Een check-in is een tool uit Deep Democracy die vaak aan het begin van een vergadering, training, groepssessie of tweegesprek wordt ingezet. Met deze tool geef je elke deelnemer de ruimte om te delen hoe hij of zij zich voelt en wat er belangrijk is. Dit gebeurt zonder onderbrekingen en zonder oordeel door of discussie met anderen. Het doel is simpel: iedereen een stem geven en ervoor zorgen dat elk individu zich gehoord en gezien voelt.
Wat een check-in zo uniek maakt is, dat het geen gesprek is. Het gaat niet om reageren of oplossen, maar om luisteren en erkennen. De inbrenger krijgt het podium en doet ertoe. Dit creëert een veilige omgeving waarin de diversiteit aan gevoelens, gedachten en ervaringen naar boven mag komen.
Wanneer en waarom gebruik je een check-in?
De check-in is flexibel in gebruik en kan in veel verschillende situaties worden toegepast:
- Aan het begin van een vergadering of teamproces
- Bij nieuwe of bestaande groepen
- In zakelijke of persoonlijke bijeenkomsten
- Zelfs met vrienden, familie of in je eigen reflectiemomenten
Wat is de meerwaarde?
Het gebruik van een check-in biedt meerdere voordelen. Het creëert direct verbinding en een gevoel van gemeenschapszin. Het geeft iedereen een gelijkwaardige kans om zijn of haar verhaal te delen, het laat je te landen en het geeft inzicht in mogelijke emoties of zorgen die mensen meenemen naar een meeting. Zoals persoonlijke problemen die ze aan de oppervlakte brengen. Door deze zorgen te uiten en te erkennen, kunnen mensen zich meer concentreren op de bijeenkomst zelf.
Daarnaast werkt een check-in als een soort ‘egaliseerder’ in groepen. Iedereen, ongeacht hiërarchie of achtergrond, krijgt de kans om te spreken. Dit kan vooral waardevol zijn voor mensen die normaal gesproken minder snel aan het woord komen.
Hoe doe je een check-in?
Als facilitator is het je rol om de check-in in veilige banen te leiden tijdens je meeting. Dit begint met het duidelijk aankondigen dat er een check-in gaat plaatsvinden en een uitleg van het proces. Afhankelijk van de context en het doel van de bijeenkomst, kun je kiezen voor een snelle, eenvoudige check-in of juist een meer diepgaande variant.
Het proces
- ‘We gaan een check-in doen m.b.v. enkele vragen‘. Het is belangrijk dat je vooraf goed nadenkt over je check-in vragen passend bij de meeting of het gesprek.
- ‘Daarbij gebruiken we de popcornstijl‘. Hierbij mogen mensen op eigen initiatief spreken wanneer zij daar klaar voor zijn, zonder een vaste volgorde aan te houden. Zo kan iedereen echt luisteren naar wat anderen zeggen, zonder zich druk te maken over hun eigen ‘beurt’.
- ‘Het is een sharing and dumping‘. Dit wil zeggen dat iedereen de ruimte krijgt om te kunnen zeggen wat ie wil delen. Zonder onderbreking door anderen.
- ‘Als facilitator start ik’. Dat voelt wellicht onwennig maar je modelleert als facilitator qua diepgang, openheid, de lengte, de stijl…
- ‘Vat samen wat er zoal gezegd is in de groep‘. Dat doe je in kernwoorden te benoemen wat er in de groep is gezegd. Maak het niet persoonlijk maar zeg bijvoorbeeld er is… en er is…, of er zijn mensen die… en er zijn mensen die…
Neutraliteit Facilitator
Tijdens de check-in is het als facilitator belangrijk om neutraal te zijn en te blijven. Dit betekent dat je niet oordeelt of reageert op wat iemand zegt, maar simpelweg iedereen bedankt voor hun bijdrage. Deze neutrale houding helpt om een veilige en open sfeer te creëren waarin iedereen kan zeggen wat er gezegd moet worden.
Wat stijlen van een check-in
Er zijn verschillende manieren om een check-in te doen, afhankelijk van de groep en de situatie. Ik deel graag wat voorbeelden:
- Een woord: Vraag deelnemers om in één woord te zeggen hoe ze hier zitten.
- Een kleur: Vraag mensen om in een kleur te noemen hoe ze zich voelen
- Weersomstandigheden: Laat iedereen een weersbeschrijving geven die hun stemming weerspiegelt (bijvoorbeeld: “bewolkt”, “zonnig”, “onweer”).
- Handgebaren: Vraag mensen om met een handgebaar hun energie of stemming aan te geven (bijvoorbeeld: aantal vingers omhoog voor de mate van stress).
- Foto’s: Leg wat foto’s neer en laat iedereen een (of meerdere) foto’s kiezen wat past bij vandaag
Voor zakelijke bijeenkomsten kun je vragen naar doelen of verwachtingen voor de sessie. In meer persoonlijke settings kunnen diepere vragen aan bod komen, zoals: “Wat houd je op dit moment bezig?” of “Welk deel van jou wil hier zijn?”
Kortom…
Een check-in is een krachtige manier om contact te maken binnen een groep en om een gevoel van verbondenheid en gezamenlijkheid te creëren. Het proces kan variëren van kort en zakelijk tot diepgaand en emotioneel, afhankelijk van de context. Als facilitator is het belangrijk om neutraal te blijven en de groep de ruimte te geven om hun eigen ritme te vinden.
Wil je er meer over weten, neem dan eens contact op of meld je aan voor een training Deep Democracy level 1.