Kampvuurgesprekken

Hoe oprechte inspraak voor rijkere besluiten zorgt.

Vlak voor de Covid 19 periode huurde een opdrachtgever een vleugel van de Jaarbeurs Utrecht af om met al haar medewerkers het nieuwe jaar in te gaan met aandacht voor het thema: De organisatie van de toekomst. Gedurende die dag waren er diverse activiteiten rond dit thema, met en zonder kampvuur in het overleg.

Enkele organisatoren kenden mijn expertise van Deep Democracy en het Kampvuurgesprek. Vandaar de vraag aan mij om een kampvuurgesprek te organiseren en te faciliteren op het thema: Organisatie van de Toekomst. Deze dialoogvorm geeft de directie en medewerkers de mogelijkheid om op een andere manier in gesprek te zijn met elkaar. De directeur (de chief) begint…

Waarom een kampvuurgesprek

De bedoeling van een kampvuurgesprek is om een collectieve visie te ontwikkelen die door iedereen wordt herkend en wordt gedragen. Op die manier worden besluitvormingsprocessen rijker en komen veranderingsprocessen makkelijker op gang. Er ontstaat meer verbinding en enthousiasme in de groep (team, afdeling, organisatie, gemeenschap, OR) en voor het besluit, waardoor iedereen daar graag aan bijdraagt.  

Het Kampvuurgesprek

Een kampvuurgesprek is een dialoogvorm en besluitvorming waarbij ieders inbreng ertoe doet en werkelijk wordt gehoord. Deze gespreksvorm is o.a. gebaseerd op de Kgotla uit Botswana, wat letterlijk rechtbank betekent. Het is de plek waar vooral recht werd gesproken o.b.v. krachtige dialogen. Bij dit gesprek maakt de chief (leider, professional, bestuurder) gebruik van de wijsheid van het collectief bij het nemen van zijn/haar besluit, vanuit de gedachte dat een besluit rijker wordt als alle invalshoeken uit de groep worden gehoord en worden meegenomen in de besluitvorming.

Aanpak Kamvuurgesprek

Het gaat natuurlijk sneller als je als leider alleen beslissingen neemt. Toch krijg je samen met anderen rijkere besluiten en kom je uiteindelijk verder.

Deelnemers: Bij kampvuurgesprekken heb je altijd te maken met een chief, een volk (groepsleden, werknemers, collega’s) en een magiër (facilitator). Denk ook vooraf na wie er worden uitgenodigd als volk. Afhankelijk van de vraag of probleemstelling die voorligt.

Setting en materiaal: Allen zitten in een halve cirkel met de chief in het open deel ervan. De magiër zit buiten de cirkel en loopt eventueel rond. In het midden ligt een talking stick die alleen wordt gebruikt als je iets wilt zeggen.

Aantallen en duur: Het aantal mensen (het volk) kan variëren van 3 tot vele meer. Bij grotere groepen kun je variëren in werkvormen en heb je een goede facilitator nodig. De duur van kampvuurgesprekken variëren van 10 minuten tot een hele dag. Afhankelijk van het gewicht van de vraag of probleemstelling en de wens van de chief.

Stappen Kampvuurgesprek

Een kampvuurgesprek kent een vijftal stappen:

Stap 1. Check-in en voorbereiding

Als je een check-in start, steek je als het ware het kampvuur aan. Je ziet en hoort elkaar echt. Het is dus niet zo’n vergaderlijst afwerken waarbij je bij punt 4 in je hoofd bezig bent met je boodschappenlijstje. Nee, het zijn echte gesprekken waarin je gezamenlijk land, verbinding creëert en focust op het gesprek en thema.

De voorbereiding zit ’m in het maken van afspraken. Op welke manier wil de groep samenwerken en wat is daarbij van belang. Bijvoorbeeld: ‘wat is belangrijk voor deze meeting’? Je krijgt daarmee inzicht in wensen, waarden en doel van het gesprek. Ook spelregels komen aanbod van zowel de facilitator als de groep.  De facilitator bewaakt dit tijdens het gesprek.

Ook helpt het als de chief vooraf nadenkt over zijn vraag of probleemstelling. Waarop wil het reacties krijgen?

Stap 2. Formulering vraag

Bij deze stap formuleert de chief zijn vraag vanuit de Ik-vorm: ‘Ik wil hulp bij….’ De chief krijgt dus de gelegenheid helder en kort zijn vraag aan het volk te stellen. Dat is in praktijk nog best lastig. Hij/zij is dus degene die de vraag inbrengt en degene die er straks een besluit over kan nemen. In het geval van mijn opdrachtgever was de chief algemeen directeur van het bedrijf. Zijn vraag luidde: Ik wil graag jullie input op de vraag ‘welke ruimte en steun hebben jullie nodig van ons (directie) om samen met andere bedrijven tot een goede dienstverlening te komen’? Als facilitator steun je de chief bij het helder formuleren van de context en de vraag door vragen te stellen. In de volgende stap komt het volk aan de beurt.

Stap 3. Verduidelijking vraag

Het volk heeft de vraag van de chief gehoord en kan verhelderende vragen stellen. Dit is nog zonder talking stick. Het gaat bij deze stap dus niet om het geven van advies. Belangrijke rol als facilitator is deze stap goed te bewaken en in te grijpen als er wel al een advies wordt gegeven op de vraagstelling van de chief. De groepsleden kunnen dit mee helpen bewaken door te reageren met een stemgeluid (hummen, sissen) als iemand toch al neigt te adviseren.

Het komt voor dat de oorspronkelijke vraag in deze stap nog een aantal keren wordt aangescherpt of wordt gewijzigd. Geen punt! Als facilitator zorg je dat de uiteindelijke vraag helder is voor iedereen en door iedereen is gehoord. Zo ja, dan zwijgt de chief, gaat lekker achterover zitten en luistert aandachtig naar de input van het volk.

Stap 4. Delen collectieve wijsheid

Zodra de vraag helder is voor het volk neemt iedereen eerst even de tijd voor zichzelf om een eigen mening te vormen. Daarna deelt het volk haar wijsheid door per persoon de talking stick te pakken daarmee zendtijd te claimen en in de groep richting de chief zijn/haar advies/mening te geven m.b.t. de vraagstelling. Het delen van ieders inbreng wordt vooraf ingeleid door te vertellen vanuit welke rol de deelnemer spreekt. Iedereen kan telkens weer vanuit een andere rol input leveren. 

Andere deelnemers zonder talking stick, zwijgen en luisteren aandachtig naar hetgeen er gezegd wordt. Zo ook de chief. Dit delen van wijsheid duurt zo lang als nodig is. Maar haal er uit wat mogelijk is. Als facilitator kun je een weerbericht geven bij het ontbreken van invalshoeken. Op een bepaald moment is er gezegd wat er gezegd moet worden. Overigens kan er vooraf ook een tijdbestek worden afgesproken. Als het maar vooraf duidelijk is voor iedereen.  

Stap 5. Besluit

Dit is de stap waarop de chief met een besluit komt. Meestal heeft de chief reflectie en denktijd nodig en trekt zich daarom even terug om ‘in bad te gaan’.  Overigens kan de chief daarbij een paar ‘wijze mensen’ om zich heen verzamelen. Daaronder valt eventueel ook de facilitator. Uiteindelijk komt er een besluit.

Als facilitator zorg je ervoor dat de chief echt (kleine) uitvoerbare besluiten neemt. Zodoende ervaart het volk dat hun input er echt toe doet. Uiteraard kunnen er ook wat grotere besluiten worden genomen. Meldt dan als chief wat je daar concreet mee gaat doen. Bijvoorbeeld benoem concreet een eerste stap. Voorkom dat de chief opmerkt: ‘Ik heb jullie input gehoord en ik neem ze mee’. Dat is dodelijk voor het enthousiasme van het volk! Dit vanwege het open einde en het volk hoort meestal niets meer terug.  

De manier waarop de chief zijn/haar besluit formuleert is dus essentieel! Maak er een serieus en aantrekkelijke speech van, met een dankwoord aan het volk voor geleverde wijsheid. Vertel daarin ook wat er heeft geraakt, wat er op korte termijn en wat er op langere termijn mee wordt gedaan en ook wat er niet mee wordt gedaan. Geef daar een korte onderbouwing bij. Uiteindelijk komt het slotwoord en afsluiting.

Als facilitator help je de chief bij het formuleren van zijn/haar chiefspeech.

Wil je meer weten over het kampvuurgesprek, een training erin volgen of wil je een kampvuurgesprek met je team, collega’s, organisatie door mij laten faciliteren, neem dan contact met me op.

Het vuur doven

Tenslotte dooft de facilitator het kampvuur uit met één of meer vragen.